Цифрова трансформація освіти:

З чого починали цифрову трансформацію та які перешкоди долали

Початкові умови були викликом: університет, який наразі налічує близько 15,000 студентів, майже 2,000 співробітників, 10 факультетів та 2 навчально-наукові інститути,  мав класичний випадок IT-інфраструктури, яка не відповідала вимогам сучасного університету і потребувала кардинальної трансформації: розрізнені застарілі IT-системи, низька швидкодія, паперовий документообіг, відсутність інтеграцій та АРІ…

У процесі впровадження ERP-системи довелось долати типові бар’єри, притаманні як бізнес-середовищу, так і освітній сфері:

Страх перед невідомим, небажання змінювати усталені практики – створювали потужний бар'єр. Враховуючи специфічність університетського середовища, виклик перед командою Центру стояв непростий.

Окрім цього, університет має складну структуру. Кожен факультет/інститут та кафедра відрізняється своєю “специфікою” документації, організаційної структури, фінансування тощо. «Так історично склалось»: кожен підрозділ мав свій варіант стандартного процесу, десятки випадків «а у нас не так» гальмували уніфікацію.

Це вимагало не просто впровадження однієї системи, а її налаштування для потреб кожного окремого факультету/інституту та кафедри. Те, що спочатку здавалося простим масштабуванням, перетворилося на складний процес адаптації рішення для кожного підрозділу університету.

Низькі зарплати працівників університету часто призводили до низької мотивації та опору змінам. До того ж, низький рівень цифрових навичок частини працівників вимагав додаткових ресурсів на навчання та підтримку.

Крім того,  в освіті, на відміну від бізнесу, де можна чітко розрахувати ROI (повернення інвестицій), оцінити економічний ефект від впровадження системи значно складніше.

Команда Центру цілком розуміла всі ці виклики і взялась працювати з ними. Це стало початком системної трансформації внутрішніх процесів університету.

Фактори успіху: чому вийшло?

Попри перешкоди, впровадження ERP в університеті виявилося успішним завдяки кільком ключовим факторам.

Важливим кроком до успіху стало формування власної команди розробників. Всі модулі розробляються власними силами Центру цифрової трансформації. Команда не просто адмініструє систему – фахівці дописують потрібний функціонал, адже Odoo – система з відкритим кодом. 

Більше того, в університеті викладаються курси, які дають студентам навички як програмування на Odoo, так і розуміння функціональності ERP системи з боку користувача. Вже два випускники ЧНУ імені Юрія Федьковича освітньої програми Економічна кібернетика працюють у відділі. Це створює позитивний цикл: університет готує фахівців, які потім розвивають власну інфраструктуру.

Також було запроваджено посаду фахівця, який здійснює технічну підтримку користувачів. І все на базі Odoo: реалізовано Helpdesk для обробки запитів користувачів. Навіть попри те, що інтерфейс максимально спрощений, підтримка виявилася необхідною через масштаб впровадження та різний рівень цифрових компетенцій користувачів.

Окрему роль відіграла підготовка концепції, стратегії та тактики впровадження Odoo в університеті. Команда Центру не просто встановила програмне забезпечення. Процес включав:

• Детальний аналіз процесів, їх документування та визначення потреб користувачів перед автоматизацією
• Поступове впровадження, починаючи з факультетів, навчально-наукових інститутів та закінчуючи кабінетом викладача
• Гнучкість у налаштуванні системи під потреби кожного підрозділу університету

Значну роль також відіграв вибір ERP. Зокрема, система Odoo дозволила почати з одного модуля – і поступово масштабуватися згідно з потребами закладу. Це знизило ризики, дозволило гнучко працювати з бюджетом та дало змогу вчитися на практиці.

Як і в бізнесі, де власник визначає стратегічний напрямок, чітка позиція керівництва університету стала ключовою. Ректор активно підтримував ініціативу, що дало змогу долати опір на рівні підрозділів.

Окрім цього, серед викладачів та адміністративного персоналу знайшлися люди, які не лише самі почали активно використовувати систему, а й допомагали поширювати практику на інші підрозділи.

Чому саме Odoo?

Вибір ERP був свідомим та обгрунтованим. Система повинна була надавати значні можливості налаштування та кастомізації, бути легкою у використанні, швидкою у вивченні та мати змогу інтегруватись з іншими системами. ERP Odoo задовольнило більшість вимог Центру.

Важливою потребою для університету була гнучкість ERP, яка в Odoo реалізована за принципами модульності (платформа поєднує різні додатки для різних потреб користувача, який може обирати необхідні модулі) та масштабованості. 

Можливість поступового нарощування функціоналу, тобто встановлення нового програмного забезпечення та його подальшого розгортання, виявилася критично важливою. Від одного факультету до всього університету – система легко розширювалася без втрати продуктивності. Чернівецький національний університет імені Юрія Федьковича почав своє знайомство з Odoo лише з трьох модулів на головному екрані. Зараз їх величезна кількість, і всі вони взаємоповʼязані.

Не варто нехтувати й потужною екосистемою Odoo. Маркетплейс Odoo Apps та спільнота відкрили доступ до великої кількості готових модулів. Легка інтеграція з іншими системами також дозволила розширити можливості. Зокрема, було реалізовано інтеграцію з ЄДЕБО для отримання інформації про студентів під час їхнього зарахування до університету.

Зараз університет використовує Odoo Community - це повністю безкоштовна версія системи з відкритим кодом, що дає можливість дописати необхідний функціонал, відображення, звіти, друковані форми під власні потреби.

Odoo як ядро університетської інфраструктури

Сьогодні Odoo стала центральним елементом всієї IT-екосистеми університету. Важливо відзначити, що CRM, фінансовий та кадровий блоки поки залишаються поза системою – це та зона, над якою ще належить працювати. Проте все, що стосується науки та навчання, повністю реалізовано в Odoo.

Система охоплює:

Повний життєвий цикл студента (модуль “Студент”)

Сучасна освітня парадигма змістилася: центром є не викладач, не факультет/інститут і не група, а студент з його індивідуальним навчальним планом. Якщо раніше група студентів мала однакові дисципліни і разом ходила на лекції, то зараз кожен студент може сформувати власну траєкторію навчання. Це кардинально змінює логіку управління навчальним процесом, яка повинна коректно відображатися в ERP-системі університету.

ЧНУ імені Юрія Федьковчиа  зміг успішно реалізувати цю логіку. Наразі Odoo, а точніше модуль “Студент”, управляє повним життєвим циклом навчання: від зарахування, розподілу по групах та формування індивідуальних навчальних траєкторій до обліку успішності й аналітики. Доступ для студентів реалізований через портал студента (який виступає інтерфейсом, а сама система Odoo – базою даних).

Також автоматизовано друк усіх академічних документів, включаючи додатки до диплома. Залишається питання навчальних планів, оскільки саме цей аспект має надзвичайно багато змінних для реалізації.

Останнім досягненням став запуск порталу студента. Команда довго шукала оптимальне рішення для фронтенду. Спочатку планувалося використати стандартний модуль Odoo для e-commerce, але він не підійшов для освітніх завдань за своєю логікою.

Врешті було прийнято рішення розробити власний фронтенд та інтерфейс, повністю інтегрований з Odoo на стороні бекенду та баз даних. Вся інформація “тягнеться” з Odoo – система залишається єдиним джерелом даних.

Кабінет викладача (модуль “Викладач”)

Раніше викладачам доводилося вносити одну й ту саму інформацію в безліч різних систем і звітів. Тепер викладач має свій обліковий запис в Odoo, працює в єдиному кабінеті, а інформація автоматично стає доступною для аналізу, звітності і прийняття рішень.

Модуль також забезпечує ведення персональних даних, облік різних видів робіт та рейтингування. Передбачено автоматичне формування заліково-екзаменаційних відомостей та облік KPI.

Окрім цього, до системи Odoo можна вносити публікації для їх подальшої верифікації та подавати інформацію про наукову діяльність співробітників університету. Є можливість формувати відповідну звітність по публікаціях та різних видах робіт, зменшуючи рутину.

Автоматизація сесій

Революційні зміни відбулися в організації екзаменаційних сесій. Раніше процес виглядав так:

• Викладачі приносили паперові відомості, заповнені від руки
• Працівники деканатів вручну переписували оцінки
• На окремих листках виписувалися студенти, які мають перездачі
• Формувалися нові відомості для перездач

На цей процес витрачали величезну кількість часу. Окрім цього, існував високий ризик помилок.

Зараз процес повністю автоматизований:

• Викладач заходить у кабінет (навіть з телефону, завдяки мобільній версії)
• Приймає іспит, вносить оцінки
• Студент відразу бачить результат
• Деканат автоматично бачить, які відомості закриті, які відкриті
• Система сама формує списки на перездачі
• Автоматично призначаються аудиторії, час та викладачі

Система повністю автоматизує процес управління сесіями, графіками перездач. Ключовий функціонал включає календарне планування та розподіл аудиторій під потреби сесії, а також автоматичне формування всієї необхідної звітності.

Використання архітектури та адаптація мультикомпаній

Функціонал “Мультикомпанії” в Odoo, коли користувач системи може працювати з кількома різними компаніями чи організаціями, виявився надзвичайно корисним для університетської структури:  Кафедра → Факультет/інститут → Університет, що дозволяє чітко розмежовувати права доступу на всіх рівнях управління: 

• Рівень університету
• Рівень факультету/інституту
• Рівень кафедри
• Рівень викладача
• Додаткові ролі (секретарі екзаменаційних комісій тощо)

Наприклад, на локальному рівні, персонал конкретної кафедри має доступ виключно до даних, що стосуються їхніх викладачів та студентів, гарантуючи високий рівень конфіденційності та безпеки інформації.

Окрім цього, адміністративний персонал більше не надсилає різні інформаційні запити до деканатів. Достатньо обрати відповідну компанію (підрозділ закладу), й одразу можна побачити необхідні дані.

Звітність та аналітика

В університеті використовують величезну кількість звітів – близько 20 різних форм. Раніше більшість з них формувалася вручну, що займало дні та тижні.

Зараз використовуються QWeb-звіти Odoo, які дозволяють:

• Швидко будувати складні звіти в PDF
• Експортувати дані в Excel
• Створювати звіти в розрізі факультетів/інститутів, кафедр, освітніх програм
• Задавати будь-які параметри фільтрації

На черзі – інтеграція з Power BI для створення інтерактивних дашбордів.

Висновки після впровадження Odoo

В результаті року активної роботи команда Центру цифрової трансформації сформулювала кілька ключових висновків:

1. Починати потрібно саме з бачення, а не з інструментів. Замість того, щоб одразу встановлювати систему, фахівці багато спілкувалися з працівниками та студентами ЧНУ імені Юрія Федьковича, описували внутрішні процеси університету. Навіть будучи освітянами й науковцями та глибоко розуміючи контекст, вони виявили безліч нюансів, про які не здогадувалися. Саме тому чітка стратегія та дорожня карта виявилися важливішими за технологію.
2. Система зворотного зв'язку від користувачів є надзвичайно важливою. На основі отриманої інформації фахівці Центру проводили додаткові налаштування та виправлення. Це створило в зацікавлених сторін відчуття співучасті та знизило опір працівників університету.
3. Показовий приклад: раніше зміна звіту в старій системі могла тривати тиждень-два. В Odoo запит, поданий вдень, реалізовувався до вечора. Ця швидкість реакції справила велике враження на користувачів.
4. Навіть хаотичні процеси можна впорядкувати, якщо є дорожня карта та команда. Ці два компоненти утворюють систему, яка сприятиме досягненню результатів. Без будь-якого елементу процес трансформації буде неможливим.
5. Зміни роблять не ІТ-сервіси, а люди, які ними користуються. Система не може існувати окремо без користувачів, тому завжди потрібно враховувати їх думку та потреби.
6. Маленькі, видимі успіхи змінюють культуру сильніше, ніж накази. Люди одразу помічають, для чого було зроблено ті чи інші зміни, і це впливає на їх ставлення до процесів.

І найголовніше: команда усвідомила, що впровадження Odoo – це довгостроковий процес, який дає потужний імпульс для побудови цілісної IT-інфраструктури. Не варто очікувати миттєвих результатів, лише системний підхід приносить плоди.

Плани на майбутнє

Університет не зупиняється на досягнутому. Наступними етапами проєкту є:

• Оцифрування навчальних планів та автоматизація розкладу (орієнтовно 1 рік):

Створення системи, що зможе автоматично розподіляти навантаження серед викладачів, визначати обсяг кредитів ECTS та формувати розклад.

• Інтеграція iDoc з Odoo для електронного документообігу:

Впровадження повноцінного електронного документообігу з використанням Кваліфікованого електронного підпису (КЕП) та сервісу Дія.Підпис.

• Розширення функціональності Odoo:

Робота над інтеграцією додаткових блоків: CRM, фінанси та кадри, які зараз використовують інші рішення.

• Розвиток аналітики та ШІ:

Використання Power BI для побудови інтерактивних дашбордів та подальше впровадження штучного інтелекту.

• Навчання персоналу:

Проведення регулярних курсів для підвищення цифрових компетенцій викладачів та адміністративного персоналу.

• Пошук грантів та зовнішнього фінансування для продовження роботи:

На відміну від комерційного сектору, де є чіткий зв'язок між інвестиціями в IT та прибутком, в університетах фінансування залишається критичною проблемою. Як результат, команда Центру активно шукає джерела фінансування.

Підсумок

На сьогодні Чернівецький національний університет ім. Ю. Федьковича залишається єдиним в Україні ЗВО, який впровадив Odoo для автоматизації внутрішніх процесів закладу. Навіть більше, заклад активно проводить просвітницьку роботу та обмін досвідом з іншими й відкритий до нових контактів та пропозицій.

Проректор ЧНУ імені Юрія Федьковича Андрій Верстяк наголошує: "Odoo – це ціла філософія, це не тільки про автоматизацію бізнес-процесів". Впровадження системи стало поштовхом до глибоких змін в університеті.

Система Odoo вплинула не лише на робочі процеси, а й на роль кожного учасника освітнього процесу. Викладачі перестали бути просто передавачами знань – вони стали менеджерами освітнього процесу. Адміністративний персонал, у свою чергу, отримав інструменти для стратегічного управління замість витрат часу на рутину паперової роботи.

Як результат, в університеті сформувалося середовище, де інформація структурована, рішення ґрунтуються на даних, а не на інтуїції чи традиціях. Це фундаментальна зміна парадигми управління, проте найважливіше досягнення – формування культури, в якій зміни сприймаються не як загроза, а як можливість. Кожен викладач, студент та адміністратор став частиною процесу трансформації.